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一、為什么要學習本課程

秘書行政助理人員的工作細微且復雜，對組織內舉凡人、事、時、地、物的掌握與安排，必須仔細且面面俱到，而秘書行政人員的能力與素質，會直接影響領導者的工作效率與績效表現，因此，秘書助理雖然是不在舞臺上的角色，不具有實際的主導與決策權，但卻會對組織的管理者和企業的經營成果，產生相當關鍵的影響。

本課程專門為董事會或總經辦秘書、行政部門工作人員、部門經理助理及其他行政文員提升專業能力，成為上司在工作中的得力助手而設計的。目的是使學員能深刻認識秘書行政工作的重要性與工作價值，進而學習到提高工作效率的方法與工具。使學員成為上司的得力助手，協助上司提升工作效率與品質，從而推動組織和個人取得事業的更大成功！

二、通過本課程您將學習：

1.     了解上司和老板眼中的“得力助手”什么樣；

2.     如何幫助上司提高工作效率；

3.     掌握高效率的檔案管理技巧；

4.     如何為上司和自己管理好時間；

5.     掌握會議管理技巧；

三、誰應該學習本課程

1.     董事會或總經辦秘書、助理；

2.     各事業部和部門經理秘書、助理；

3.     公司行政助理、文員，辦公室全體助理人員；

4.     服務業助理人員；

5.      剛接觸職場的社會新鮮人，初階主管

四、培訓方式：專題演講、案例討論、互動問答

五、培訓時間：2006年10月28日

六、培訓地點：北京市海淀區上地信息路1號國際創業園A座4層

七、培訓費用：1600元/人（兩天）

八、講師簡介：童興驄

曾擔任臺灣赫司特股份有限公司(Hoechst Taiwan Co., Ltd) 董事長特助、執行秘書，臺灣科萊恩(股)公司總經理特助等職務，臺北市專業秘書協會第四屆會長，臺灣專業秘書協會創會會長，臺灣專業秘書協會監事長，臺灣專業秘書協會第八屆與第十屆會長。童女士從事秘書職業近三十年，期間調任人事經理，但對秘書工作的熱愛，使她兩年后忍不住申請調回秘書崗位。課程中她將向所有學員展示她三十年秘書生涯的精彩與美麗，使上課學員真正領略到秘書工作的真諦。

童老師曾經為200多家的企業秘書及助理人員進行現場培訓，和臺灣和大陸的眾多知名的管理培訓公司進行合作，在秘書及助理培訓界具有良好的口碑。

九、課程內容

第一天：如何提升工作效率？

第一部分  高效率的檔案管理技巧

1．檔案歸檔的方法

2．檔案管理的原則

（1）正確

（2）簡明

（3）經濟

（4）富有彈性

3.檔案的重要性

4.檔案管理應注意之細節

（1）待處理事項之文件在未歸檔前應如何整理﹖

（2）傳統所謂「檔案」之外一些特殊的檔案

（3）如何追蹤被調閱的文件﹖

（4）如何管理儲存在計算機內的檔案

第二部分  如何為上司與自己管理時間

1．如何提高效率

（1）例行性工作與執行性工作處理程序

（2）拆閱信件的程序

（3）向上司報告的方法

（4）交件呈送上司的方法

（5）如何善用他人的時間

（6）一心二用

（7）PERT  (工作進度評估術)

（8）提高工作效率的辦公室文具

2．給你的建議

（1）每日列出“應做事項”及排列優先級。

（2）每星期做全周工作計劃。

（3）設定預計工作完成時間。

（4）在工作空檔，計劃全日尚未過完時間 (彈性)。

……

3.時間浪費到那裹去了﹖

（1）突然來訪的客人

（2）沒有目標或臨時召開的會議

（3）雜亂無章

……

4.面對改變

分析自己如何花費時間時，不妨自問：

（1）我的生活均衡嗎﹖

（2）我是否讓不必要的干擾占據我大量的時間呢﹖

（3）我必須接的電話有幾通﹖必須打的又有幾通﹖

……

5.訂定目標

（1）目標應與你的抱負、夢想及個人的人生任務相關

（2）可以實現的目標包括三個要素

（3）寫下目標

（4）如何實踐目標

……

6.你如何處理下列文件？

（1）顧客寄來的一封欲訂購產品的信件。

（2）下周三公司經理會議通知。

（3）一本公司訂閱的雜志，內有兩篇文章，你想詳細閱讀，但目前沒空讀。

（4）上司交下一份下月份開會之資料。

……

馬   上   做

如  何  做

7.基本思考過程（圖）

第三部分  如何做好會議管理

每一位秘書／助理人員都能成為安排會議與活動的專家。

1．會議 ( 活動 ) 的種類

（1）以性質分

（2）以人數分

（3）以地域分 ( 開會的地點 )

時間進度表／職責分配表 ( 范例 )

工作檢索明細  ( 范例 )

會議名稱 ( 定期會議 ) 議程

2.會議記錄

（1）會議名稱

（2）開會／休會  日期、時間

（3）與會人員人數／名單 (主席人名)

（4）報告／宣布事項

（5）提案／議案

（6）臨時動議

3.會議記錄的用途與意義

（1）記錄

（2）行動依據

（3）內部溝通

*某公司會議記錄范例

4.會前的確認 ( 請圈選 )

（1）會議／活動的種類

（2）會議／活動的功能

5.流程管理

（1）時間進度與職責分配

（2）工作檢索明細

6.請為您的會議活動做一個議程或節目表

第二天：如何處理好人際關系？

第一部分  如何與上司相處

1.正確的工作心態

上司也是人

不要過份關切私事

如何稱呼上司

和上司出外吃飯

愉快的性情

不要泄露秘密

……

2.怎樣和上司相處

對你的工作具有信心

正確的判斷力

要有勇氣

交給你的工作，應立即辦理

倚賴心不可太強

不要一味奉承上司

……

3.處理與上司的關系

他／她的目標

他／她的壓力

他／她的優點及弱點

他／她喜歡的工作態度

4.促進秘書與上司間關系的七點策略

第二部分  如何與同事相處

 1.維持良好友善的友誼

 2.樂于助人

 3.不要嫉妒

 4.不要貪小便宜

 5.正確傳達訊息

 6.不表露自己的好惡

 7.誠實

 8.時間的安排

 9.謹記自己的身份

10.對待同事要公平、公正、客觀

11.批評要有技巧

第三部分  如何贏得別人的友誼

1．微笑

2．對別人有興趣

3．記得對方的名字在任何語言中都是對別人最甜美及重要的聲音

4．作一個好聽眾，鼓勵對方多談自己

5．談論對方有興趣的話題

6．很誠懇的讓對方覺得對方很重要

第四部分  人際風格的類型與運用

1．人際風格指標

2．每種人際風格的長處

3．行為果斷力與反應力

鉆石反映個性(你喜歡什么形狀的鉆石，能夠反映出你的個性)

v      喜愛圓形鉆石的女性

v      鐘愛欖尖型鉆石的女性

v      偏愛橢圓形鉆石的女性

v      鐘情心型鉆石的女性

v      喜歡梨型鉆石的女性

v      愛上方型鉆石的女性

從口紅、看個性（香奈兒化妝品提供的資料）

v      把唇膏用成兩面扁扁、口哨狀的女性

v      把唇膏用成平順狀的女性個性

v      把唇膏用成圓形的女性

v      把唇膏用成斜角形的女性

第五部分  外表當然很重要

——專業秘書的形象塑造

某人力銀行曾發函給各大公司的人事主管，調查結果如下：有70%的主考官會注意，求職女性是否懂得打扮；92%的主管表示，他們不會錄取完全不化妝或妝化得很糟的求職女性；62%認為女性會不會升遷與會不會打扮有關。而各大公司人事主管們普遍認為：只要是從事公關類、業務類、客服類、秘書類、營銷類的女職員，一定要會打扮。

看來，會不會打扮和一個女人的職場前途還真的密切相關。放眼望去，所有成功名女人，還真沒有一個是不會打扮的呢。如果打扮能夠讓人感覺自己重視這個工作，能夠有助于業務推展，又何樂而不為呢？

（一）服裝

1．保持整齊、清潔、上班時的穿著應容易工作，適合辦公室的氣氛

2. 下班后的穿著以及換裝的藝術

3. 長褲

4. 衣服的顏色、質料

5. 配件要合適

6. 鞋的要求

7. 絲襪的顏色與備用

（二）化妝

1. 上班應淡妝，給人清爽印象

2. 下班后不同妝扮

3. 化妝品的選擇

4. 補妝

5. 指甲的修飾

6. 發型

7. 香水的使用

8. 口香糖及漱口水

（三）儀態

1. 坐：應背靠椅子、挺胸。

2. 立：應挺胸、手、腳、指頭并攏。

3. 走：應抬頭、眼睛直視進行方向、挺胸、縮腹、以一定的步代有精神的行走。

第六部分  專業秘書禮儀與應對技巧

（一）接待客戶的禮儀

1.給人第一印象

2.不要讓客人等太久

3.交換名片

4.引導客人

5.茶水的準備

（二）坐車的講究

（三）餐桌上的禮儀

1. 應等女主人打開餐巾后才動用

2. 坐姿應挺胸

3. 應把食物送進口中，而不是把嘴巴低移進食

4. 從最外面之餐具取用

……

（四）電話禮儀與應對技巧

在公司中電話扮演一個內外連系工作的第一線角色，客戶滿意與否，常靠這一線間。以客為尊是公司內每一個人的基本服務觀念，只要有一個人疏忽，對公司整體印象而言，就會造成傷害，而電話更是公司服務客戶的前鋒步隊，使用得當的話，將成解決問題的有利工具，使用不當反而將形成公司的困擾。

1．電話禮貌

2．檢查打進來的電話

3．摘要記錄

4．代接電話

5．如何處理同時來的幾個電話

6．打電話的要訣

7．禁忌事項

8．體諒對方的期待

9．電話錄音機的留言要訣

問題研討

（一）有位事先約好的客人到公司要求會見上司，而上司還在會客室和另一位客人會議。此時要如何應對？

（二）自稱是上司多年的老友，突然來訪，身為秘書的你并不認識此人，且未曾在名片檔內發現此人的資料，而上司正在開會中，你如何處理？

（三）正在開會的上司傳出話說：「會議要延長一小時，請打電話給A公司的B經理，原定四點鐘的會議可否延后一小時。」此時，你如何打這通電話？

（四）有人來電要求立刻與上司通話，而上司正在另一樓的會議室開會。此時，你應如何處理？

（五）正在與上司開會客人的秘書來電說有急事與其上司相商。此時，你應如何處理？

結 語

1．主管考核秘書之標準

2．以“五心”扮演好秘書角色

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    聯 系 人：陳小姐   林先生   李先生   陳先生

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    （備注說明：本課程全年循環滾動開課，如遇開課時間或地點不合適，您可以隨時撥打服務熱線010-62278113咨詢最新培訓時間、地點等最新培訓安排。）