職位說明書作為工作分析的成果，它是對組織中崗位的基本信息、設(shè)置目的、工作職責與權(quán)限、績效標準、溝通關(guān)系、工作環(huán)境條件、任職資格等內(nèi)容給予定義說明的書面性文件。崗位職責作為職位說明書不可或缺的核心內(nèi)容，其構(gòu)建的好壞，表述規(guī)范與否，不僅會直接影響職位說明書的編寫質(zhì)量，而且會嚴重影響其在整個人力資源管理活動中的應(yīng)用。
本文正是基于此點，試圖對崗位職責的構(gòu)建方法做出分析。
一、崗位職責的含義
在職位說明書中，崗位職責又可稱為“工作職責詳述”、“主要（或關(guān)鍵、重大）職責”等，是關(guān)于“該職位主要做什么”的描述。所謂工作職責，主要指該職位通過一系列什么樣的活動來實現(xiàn)組織的目標，并取得什么樣的工作成果。一般來講，主要職責應(yīng)回答以下問題：
·為達到工作的目的，工作主要在哪些領(lǐng)域中開展？
·工作持有人所承擔的主要職責以及工作所要求的最終結(jié)果是什么？
需要提示的是，職位說明書中描述的是該職位的關(guān)鍵職責，沒必要詳盡和羅列所有的大小職責、任務(wù)或活動。一般來說，關(guān)鍵職責意指：
·設(shè)立該職位需履行的職責
·崗位長期及經(jīng)常性的工作，而不是短期或臨時性工作
·該職責占用大量時間
二、崗位職責的構(gòu)建方法
崗位職責的界定并非是簡單地來自對職位任職者現(xiàn)行工作活動的歸納和概括，而是對基于組織戰(zhàn)略的職位目的進行的界定。根據(jù)工作職責梳理的實踐經(jīng)驗，我們將工作職責構(gòu)建的工作方法歸結(jié)為兩種：下行法和上行法。
（一）下行法
下行法是一種基于組織戰(zhàn)略，并以流程為依托進行工作職責分解的系統(tǒng)方法。具體來說，就是通過戰(zhàn)略分解得到職責的具體內(nèi)容，然后通過流程分析來界定在這些職責中，該職位應(yīng)該扮演什么樣的角色，應(yīng)該擁有什么樣的權(quán)限。
利用下行法構(gòu)建工作職責的具體步驟為：
第一步、確定職位目的
根據(jù)組織的戰(zhàn)略目標和部門的職能定位，確定職位目的。職位（設(shè)置）目的，說明設(shè)立該職位的總體目標，即要精練地陳述出本崗位為什么存在，它對組織的特殊（或者是獨一無二）貢獻是什么。讀者應(yīng)當能夠通過閱讀職位目的而辨析此工作與其他工作目標的不同。
職位目的一般編寫的格式為：工作依據(jù)+工作內(nèi)容（職位的核心職責）+工作成果。舉例來說，某公司計劃財務(wù)部經(jīng)理的職位總體目的可表述為：在國家相關(guān)政策和公司工作計劃的指導下，組織制定公司財務(wù)政策計劃和方案，帶領(lǐng)部門員工，對各部門提供包括成本、銷售、預算、稅收等全面財務(wù)服務(wù)，實施財務(wù)職能對公司業(yè)務(wù)經(jīng)營的有效支持作用。
第二步、分解關(guān)鍵成果領(lǐng)域
通過對職位目的的分解得到該職位的關(guān)鍵成果領(lǐng)域。所謂關(guān)鍵成果領(lǐng)域，是指一個職位需要在哪幾個方面取得成果，來實現(xiàn)職位的目的。我們利用魚骨圖作為工具對上例進行職位目的的分解，得到計劃財務(wù)部經(jīng)理的關(guān)鍵成果領(lǐng)域。
第三步、確定職責目標
確定職責目標，即確定該職位在該關(guān)鍵成果領(lǐng)域中必須取得的成果。因為職責的描述是要說明工作持有人所負有的職責以及工作所要求的最終結(jié)果，因此，從成果導向出發(fā)，應(yīng)該明確關(guān)鍵成果領(lǐng)域要達成的目標，并確保每項目標不能偏離職位的整體目標。例如，計劃財務(wù)部經(jīng)理的八項關(guān)鍵成果領(lǐng)域要達到目標如下。
第四步、確定工作職責
如上所述，我們通過確定職責目標表達了該職位職責的最終結(jié)果，那么本步驟就是要在此基礎(chǔ)上來確定任職者到底要進行什么樣的活動，承擔什么樣的職責，才能達成這些目標。
因為每一項職責都是業(yè)務(wù)流程落實到職位的一項或幾項活動（任務(wù)），所以該職位在每項職責中承擔的責任應(yīng)根據(jù)流程而確定，也就是說，確定應(yīng)負的職責項就是確定該職位在流程中所扮演的角色。
在確定責任時，職位責任點應(yīng)根據(jù)信息的流入流出確定。信息傳至該職位，表示流程責任轉(zhuǎn)移至該職位；經(jīng)此職位加工后，信息傳出，表示責任傳至流程中的下一個職位。該原理體現(xiàn)了“基于流程”、“明確責任”的特點。
以某公司的招聘工作為例，員工招聘的工作流程如下（圖3），可以分為四個環(huán)節(jié)：（1）招聘計劃的制定、審核與審批；（2）招聘費用的預算、審核與審批；（3）招聘工作的實施。其中一般人員的招聘，人力資源部與主管部門負責人參加；關(guān)鍵員工的招聘，高層管理人員、人力資源部和（主管部門負責人）參加；（4）招聘工作的反饋與檢查
在招聘計劃過程中：人力資源部招聘專員制定招聘計劃，然后上報人力資源部經(jīng)理審核，這樣招聘專員制定招聘計劃的職責就算完成；計劃的審核職責歸屬人力資源部經(jīng)理，如果審核沒問題，就報人力資源總監(jiān)批準；下面審批計劃的責任就轉(zhuǎn)移到人力資源總監(jiān)的職責上來。審批完成后，進入招聘流程的下一個環(huán)節(jié)。
由上例可以看出，基于流程的職責分析，明確界定了每項職責中職位應(yīng)該扮演什么樣的角色，以及擁有什么樣的權(quán)限。要想明晰地表達出職位在各項職責中扮演的角色及權(quán)限，在職責描述是就要準確規(guī)范地使用動詞，就像上例中的“制定”、“審核”和“審批”等。
第五步、進行職責描述
前面講到了，職責描述是要說明工作持有人所負有的職責以及工作所要求的最終結(jié)果，因此，通過以上兩個步驟明確了職責目標和主要職責后，我們就可以將兩部分結(jié)合起來，對職責進行描述了，即：職責描述=做什么+工作結(jié)果。
（二）上行法
上行法與下行法在分析思路上正好相反，它是一種自下而上的“歸納法”（見圖4）。具體說，就是從工作要素出發(fā)，通過對基礎(chǔ)性的工作活動進行邏輯上的歸類，形成工作任務(wù)，并進一步根據(jù)工作任務(wù)的歸類，得到職責描述。雖然上行法較下行法來說不是一種特別系統(tǒng)的分解方法，但在實際工作中更為實用、更具操作性。
利用上行法撰寫職責的步驟是：
第一步、羅列和歸并基礎(chǔ)性的工作活動（工作要素），并據(jù)此明確列舉出必須執(zhí)行的任務(wù)；
第二步、指出每項工作任務(wù)的目的或目標；
第三步、分析工作任務(wù)并歸并相關(guān)任務(wù)；
第四步、簡要描述各部分的主要職責；
第五步、把各項職責對照職位的工作目的，完善職責描述。
以公司董事會執(zhí)行秘書的某項職責的撰寫為例，表中羅列的工作要素項目構(gòu)成了“打印董事會會議記錄”這項工作任務(wù)，而把表中所列的各項工作任務(wù)歸并就形成了該項職責。
作者：朱興佳 來源：中國管理傳播網(wǎng) |
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